Todos los detalles que debes tener en cuenta a la hora de concertar un acto para comunicar algo relevante para una empresa y los formatos existentes
Hoy hablaremos de cómo organizar un evento exitoso. Todo lo que tienes que tener en cuenta si quieres que la organización de un acto personal o empresarial tenga buenos resultados.
Para ello, nuestro consejo, es que debes valorar todo esto:
Resumen de la entidad o briefing
Si el evento que organizamos no es para nuestra propia empresa o intereses, debemos tener claro a quién tenemos enfrente, es decir, qué tipo de empresa es, cuánta gente trabaja en ella, su misión, visión y propósitos… Es decir, si prestamos un servicio de organización de eventos, no nos vale sólo con que nos encarguen llevarlo a cabo.
Qué perseguimos
Debemos establecer los objetivos que perseguimos, tanto cualitativos como cuantitativos. En muchas ocasiones, no se trata únicamente de llenar un auditorio, sino de la manera de contar, del relato que emplearemos. En este punto, es clave tener claro si lo que buscamos es hacer crecer a nuestra marca, o que acudan muchos asistentes y hagamos más negocio… También hemos de establecer los medios para alcanzar esos objetivos. No sólo económicos, que desglosaremos después, sino técnicos y humanos.
Cuándo
Es un detalle importante el establecer, con tiempo, la fecha en la cual tendrá lugar el evento, porque puede que no dispongamos de la presencia de personas importantes para la celebración del evento, como propietarios o dirigentes de la compañía, así como autoridades invitadas.
Dónde
En línea con el cuándo, nuestra idea de celebración del acto que estamos organizando puede ser un local de moda, o un auditorio con una acústica determinada, pero si a la hora de llamar y confirmar la reserva del espacio nos indican que está ocupado, nos encontraremos con un problema. Por esto es importante contar con algún plan b o hasta c.
Cómo
En un entorno cada vez más digital y con una organización de encuentros híbridos y directamente online en muchas ocasiones, como consecuencia de la pandemia del coronavirus, es importante tener claros los recursos tecnológicos que vamos a emplear, a la hora de organizar el escenario en el cual tendrá lugar el acto, pero también porque debemos ser conscientes de que hay una serie de requerimientos y soluciones para transmisiones o grabaciones. Valorar el número de personas que debe apoyar esta parte de la organización.
Quién
Al evento acudirán invitados, que podrán intervenir en él, o simplemente seguir la evolución del mismo. Es por este motivo, por el que es importante contar, como si fuera una boda o un acto social propio, con un listado de potenciales asistentes, que irá variando conforme nos vamos acercando al acto en cuestión. A partir del protocolo colocaremos a los asistentes.
A quién
Otro aspecto que hemos de tener en cuenta es el target al que dirigimos el evento, porque no es lo mismo que sea a un público interno -una convención de una empresa, por ejemplo- o externo –una presentación de un producto ante la sociedad-. Sea como fuere, en ambos casos hay unos patrones comunes, pero el lenguaje, la comunicación y ciertos puntos del evento variarán de manera relevante.
Presupuesto
Debemos conocer qué disposición de recursos tenemos y amoldarnos a los medios que podremos tener para conseguir los fines establecidos.
Pasos previos y promoción
A la hora de organizar un evento también es importante desarrollar un plan de marketing y promoción, a partir del cual podremos ir programando los diferentes hitos que servirán para facilitar información en torno al evento en sí, y para poder organizar cuestiones como las mesas o ubicaciones de los asistentes.
Si se dispone de diferentes recursos y se busca captar clientes -asistentes con los que no hay contacto previo, que no tenemos previsto que acudan de inicio- podemos recurrir a diferentes promociones, online, o en anuncios en medios tradicionales, como radio, prensa o televisión.
Redes Sociales
Las redes sociales se han convertido en un instrumento más, también para la promoción, pero sobre todo jugarán un papel destacado en la difusión del evento y con vistas a hacer participar a los asistentes al evento. Algunas en concreto, como LinkedIn, tienen un perfil eminentemente profesional y pueden ser una excelente plataforma para desplegar varias de las fases -antes, durante y después- que existen en torno a un acontecimiento de estas características.
El evento en sí
Con los planteamientos estratégicos sobre la mesa, deberemos establecer una escaleta o cronograma con los tiempos aproximados de duración de cada una de las partes del evento, y valorar qué es lo más conveniente para comunicar aquello que tenemos interés en difundir. Hay múltiples formatos como pueden ser los discursos, las mesas redondas, la proyección de material audiovisual, la presencia de profesionales como magos, comunicadores o incluso músicos, que puedan arrojar un nuevo punto de vista sobre el hecho a transmitir…
Protocolo
Una cuestión troncal en todo evento tiene que ver con el cuidado del protocolo. Existen múltiples manuales valiosísimos para poder organizar adecuadamente esta cuestión, con la que hay que tener especial cuidado, dado que puede marcar el éxito o fracaso de un evento. Así de simple. Si cuentas en el acto con autoridades, aún más.
Aspectos legales
A la hora de organizar un evento, hay que tener en cuenta, en numerosos ámbitos, aquellos aspectos legales que pueden condicionarnos. Por ejemplo, al remitir invitaciones, debemos hacerlo a personas que estén en nuestras bases de dato y/o hayan autorizado que nos comuniquemos con ellos. También hemos de contemplar que ciertos contenidos cuentan con derechos de autor y, para su difusión, debemos haber abonado un canon o haber solicitado autorización para utilizarlos.
Cóctel o vino español
Dependiendo de la importancia del evento y de la capacidad económica que tengamos a la hora de planificarlo, un cóctel posterior o un vino español -según el formato y horario- puede resultar un broche perfecto.
Post-evento
Casi con la misma importancia que tiene el acontecimiento en sí, ciertas métricas son relevantes para nosotros, en particular para medir el retorno de la inversión (ROI), o para evaluar, a posteriori, la marcha de la cita. Para ello podemos utilizar de encuestas, que nos reportarán datos a analizar para la mejora de siguientes eventos.
Tras la celebración de la cita en cuestión, hay que valorar la asistencia de personas a las que hemos invitado y, con ellos, debemos ser agradecidos. Podemos remitir un mensaje donde valoremos su asistencia y, si lo consideramos oportuno, les podemos ofrecer que rellenen una encuesta de satisfacción.
Sus conclusiones nos pueden ser muy útiles para siguientes eventos.
¿No te parece?
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